🏃 主催者ガイド — 大会運営 の 8 ステップ

陸上競技大会を Athlete Step Events で 主催する 手順書 (第27回キッズコロシアム で 実際に使った 順序)
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画面の見かた

大会の画面は 左の一覧から 項目を 選んで 進めます。項目は 「準備」「受付」「締切後」「大会後」の 4 つに 分かれて いて、群の 名前は 淡い 帯に なって います。 上から 順に 進めば 大会が 終わる まで たどれます。

💡 各画面の 先頭に 「この画面でやること」が 出ます。迷ったら まず そこを 読んでください。
📥 「大会後」は 結果を 取り込むまで 薄く 出ます。 大会が 終わって 上陸ファイル (.jrk / .mdb) を 取り込むと、件数が 出て 使えるように なります。 当日 使う 出力 (.jrk・冊子・原簿) は 「締切後」の 「出力」に あります (大会後では ありません)。
大会編集画面 (左サイドバー・4 群・完了チェック)

大会の 状態

大会には 次の 状態が あります。上の 帯に 出ます。

状態意味
下書き作って いる 途中。公開されて いません
受付中エントリーを 受けて います
締切済受付を 終え、組編成・タイムテーブルを 作ります
確定（当日運営） 組編成・TT・出力を 凍らせた 状態。結果の 取込と 大会記録の 承認は ここで 行います
終了 締めた 後。結果を 含め すべての 書き換えが 止まります。 大会一覧では 既定で 隠れ、「終了した大会も表示」で 出せます
アーカイブ一覧から 隠した 状態
⚠ 「確定（当日運営）」は 成績の 確定では ありません。 競技データ (組・レーン・時刻) を 凍らせた、大会当日の 状態です。 成績を 含めて 締めるのは 「終了」で、 「大会後 → 大会の締め」の ボタンだけが 入口です。

全体の流れ

大会運営は 大きく分けて 8 ステップです。上から順に 進めれば OK です。専門用語は 使いません。

1

大会を作る

ダッシュボード の 「大会を作る」ボタンから 開始。「空から作る」/「複製」/「要項から作る」の 3 入口があります。

💡 会場は 「会場を選ぶ」入力に 都道府県 + 会場名 の 一部を入れると 候補が 出ます。命名権名 (例: スピアーズえどりくフィールド) は 手で 上書き可能です。
ダッシュボード → 「大会を作る」ボタン + 3 入口画面
2

部門・種目を 決める

部門タブ: 「小2」「3.4年女子」等 学年別・男女別の 集計単位を 決めます。「テンプレから追加」で 学年帯を 一括作成できます。
名称・略称は 一覧のセルを クリックすれば その場で 直せます (Enter で 保存・Esc で 取消)。似た部門は 「複製」が 早いです。 年齢帯・陸連 ID・資格記録・都道府県は 「編集」の 「詳細」(折りたたみ) に あります。

✅ 名称・略称は 条件から 自動で 付きます (一覧に 「自動」の 印)。 学校区分・学年・性別を 変えると 名前も ついてきます。 学年を 全部 選んだ ときは 学年を 出さず 「小学男子」に なります (5・6 年だけなら 「小学5・6年男子」)。 自分で 決めたい ときは 編集画面の 「名称・略称を 条件から 自動で 付ける」の チェックを 外してください。
⚠ 上陸 (JAAF 陸上競技記録処理) に 出す 名前は 種目名で 20 字まで・部門名で 20 字までです (合計では ありません)。超えそうな ときは 保存した ときに 知らせます (保存は できます)。
上陸の 「種目名」は 種目マスタの 上陸名だけ で、部門は 「部門」欄に 入ります (「小学男子800m」では なく 「小学男子」+「800m」)。

種目タブ: 各部門で 実施する 60m/100m/走幅跳/リレー等 と ラウンド (予選・決勝) を 設定します。

💡 「一括追加」で 部門 × 種目 の マス目を 一気に 埋められます (10 部門 × 5 種目 = 50 件が 数十秒)。 1 部門だけ 作ってから 「他の部門にもコピー」で 広げる やり方も できます。
✅ 予選・準決勝・決勝は 一覧の チェックで 切り替えます (その場で 保存。決勝は 常に 実施)。 レーン数は 大会設定の 既定、日付は 単日大会なら その日 (複数日は タイムテーブルで 決めます)、開始時刻は タイムテーブルタブで 調整します。 規格・ピット数・定員・通過着順・組編成プランは 行の 「詳細」から。
部門タブ (テンプレから追加 modal 開いた状態)
種目タブ (T100 を 「男子5年」に 追加した 直後)
3

料金・受付期間を 決める

料金タブ: 「加盟団体は 1 種目 600 円」等の ルールを 積み上げます。条件 (加盟状況・学校区分・種目種別・N 種目目以降) の 組合せで 自動選択されます。

受付期間タブ: 通常受付・訂正期間・遅延受付 の 開始/終了時刻を 設定します。遅延受付には 割増料金を 紐づけられます。

💡 料金は 「シミュレーション」ボタンで 各条件下の 金額を 事前確認できます。
🧭 画面の 見え方 (Step 44): まだ 中身が 無い 表は 見出しだけを 出さず、 「何が できるか」の 1 行と そのまま 押せる ボタンを 出します (例: 部門が 0 件なら 「テンプレから追加」、種目が 0 件なら 「一括追加」)。 前提が 揃って いない 画面は 操作を 並べず、次に やる ことへ 進む ボタンだけを 出します (種目タブで 部門が 無ければ 「部門タブへ」、締切前の 組編成なら 「締切処理タブへ」)。 使う 大会が 限られる 区画 (冊子・追加項目・料金の試算・大会設定の 細かい 項目) は 見出しを 押すと 開く形に なって います。 大会設定は ビブス採番方式・招集間隔・エントリー上限の 3 つだけ 開いた 状態です。
4

要項・配布物

このタブは 「文書」の一覧ひとつです。要項・競技注意事項も、開会式のごあいさつ・ 競技役員・会場案内も、すべてこの一覧の中で作ります。

📝 「＋ 文書を作る」を押すと 定型から選べます — 要項 / 競技注意事項 / 開会式のごあいさつ / 競技役員 / 会場案内 / 自由（タイトルを入力）。 選ぶとタイトルが入った状態でエディタが開くので、本文を書いて 「保存して PDF を作る」を押すだけです (Word / Google Docs から貼り付けできます。色・フォント・装飾用コードは自動で除去されます)。
📄 要項と競技注意事項は 1 大会に 1 つです。すでに作ってあると 定型の一覧で「作成済み → 編集する」に変わり、押すとその本文が開きます。 本文の保存先はこれまでどおり大会の情報なので、公開ページの表示も従来と同じです。
📑 一覧でできること: ↑↓ の並べ替え(公開ページもこの並びになります)・ 公開のオン/オフ・プレビュー・削除。 本文がない要項・競技注意事項は一覧に出ませんので、作るまで行は増えません。 文書が 1 件もないときは「まだ文書がありません」とだけ出ます。
📎 すでに PDF がある とき: 「＋ PDF をアップロード」から入れます。 種類 (要項 / 競技注意事項 / 訂正 / その他) と差し替え元を選べます。
📕 冊子にも そのまま 使えます: 出力タブの冊子で 「セクションを追加」→ 「📝 この大会の文書から選ぶ」を選ぶと、 その文書が冊子の 1 区画になります。本文を直して作り直せば、 次に冊子を作ったときに自動で新しいものになります。
📘 表紙と番組は Word で作ります (Step 45): 表紙は Word テンプレートに差し込む方式です。冊子の表紙の行の ⚙ から キャッチコピー・写真・主催・協賛（1 行に 1 つ）を入れます。 既定テンプレートを落として Word で直し、上げ直せば自分の体裁にできます （差し込む場所は {{大会名}} などそのまま残してください）。 番組は組編成とタイムテーブルから .docx を作って PDF にします。 ＭＳ 明朝・ＭＳ ゴシックのままなので、Word で開いて手直しできます。
📥 要項から作った 大会: 「要項から作る」で取り込んだ本文は そのまま要項に入るので、一覧の「📄 PDF」で PDF にできます。 要項の「競技注意事項」の章は競技注意事項に分けて入ります。
📥 エントリーシートは 責任者が マイページから 取得: 招待メールに Excel を 直接添付する 運用は しません。テンプレ版が 変わるため、責任者が 都度 最新版を DL する 流れです。
📄 エントリーシートの 中身: 「記入ルール」(印刷配布できる 説明)・「エントリー」(団体情報 + 選手表 1 選手 1 行)・「記入例」の 3 シート構成で、 この大会に 実在する 種目だけを 例示します (フィールド種目が 無い 大会に フィールドの 書き方は 出ません)。
📝 大会固有の 記入欄を 増やしたい とき: 大会設定タブの 「団体申告項目」で 項目を 追加すると、 エントリーシートの 団体情報ブロックに 行として 出ます。「＋ 審判協力」「＋ 補助員（人数）」「＋ 芝生エリア利用」の プリセットボタンを 押すと 1 行 増えるので、項目名と 型 (文字 / ○× / 数量 / 選択肢から / 部署・氏名) を 直すだけです。 「選択肢から」は 選択肢を カンマ区切りで、「部署・氏名」は 組数 (既定 3) を 入れます。記入内容は 取込時に 保存されます。
🎓 学年の 表示: エントリーシートの 選手表は 右端に 「区分(自動)」「学年(自動)」の 2 列が 出ます (小学生／6 のように)。生年月日と 学年基準日から 自動計算され、4/1 生まれは 上の 学年として 扱います (サーバーの 判定と 同じ)。 表の 左側は 入力する 列だけなので、責任者が 迷いません。
🔢 混成の 数え方: 混成 (コンバインド) は エントリーシートの 「混成」列だけで 選びます (種目1・種目2 からは 外しました)。大会設定タブの 「エントリー上限」→ 「混成の種目数の数え方」で 混成 1 件を 何種目分として 数えるかを 決めます (既定 2)。 例: 最大 2 種目・混成 2 なら 「混成のみ」、最大 4 なら 「混成 + 個人 2 種目」まで。 この 規則は 取込・画面からの エントリー・エクセルの 3 経路で 同じです。
🔖 陸連番号の 列: 大会設定タブの 「エントリーシート配布」区画で 切り替えられます。 既定は 「陸連 ID 必須の 部門が あれば 表示」。小学生の 大会など 使わない 大会は 「表示しない」に すると 記入欄が 減ります。
📊 集まった 申告は チーム画面で 見られます: 「団体からの申告（エントリーシート）」区画で 大会を 選ぶと、 団体ごとの 記入内容と 集計 (○ の 件数・補助員の 合計) が 出ます。CSV でも 落とせます。
💰 エントリー費の 概算: 料金ルールと 追加項目を 設定してある 大会では、 エントリーシートの 団体情報の 右隣に 概算が 自動で 付きます (個人種目・リレー・混成・追加項目・合計)。 団体情報と 概算を 1 画面で 見られます。 責任者が 記入すると その場で 金額が 動くので、問い合わせが 減ります。 申込順・遅延・年齢・都道府県で 変わる 料金と 「選手 1 人あたり」の 料金は 概算に 含めず、シートに その旨を 注記します (確定額は 締切後の 請求書で 決まります)。
要項・配布物タブ (文書の一覧 + 「＋ 文書を作る」「＋ PDF をアップロード」)
5

団体登録と 招待

団体・チームマスタ: 出場する クラブを 登録します。手動 追加 or Excel 一括 import。

招待メール: 各クラブの 責任者に ログイン URL + 初期パスワード を 送信します (一括送信 or 個別)。責任者は 受け取った URL で ログインし、マイページから 名簿登録・エントリー を 進めます。

💡 招待メールには「初回の手順」3 行と クラブ責任者ガイドの URL を 自動で 挿入します。
団体・チームマスタ (招待ボタン付き)
6

エントリー受付

受付期間中は 責任者が エントリーを 提出します。主催者は 「エントリータブ」で 全チームの 状況を 一覧確認できます。

サマリ (種目別・チーム別): 一番上の 「サマリ」を 開くと 集計が 出ます。

💡 料金ルールを まだ 作って いないと、料金合計は 「料金ルール未設定」と 出ます (0 円とは 書きません)。「料金」タブで 参加費を 登録してください。
エントリータブ (サマリ + 個人・リレー 一覧)
7

締切処理・ビブス・組編成・タイムテーブル

受付期間終了後、以下を 順に 実施します。

  1. 締切タブ: 締切チェック (受理漏れ・定員超過・ラウンド未設定 等) を 実行 → 問題なしなら status を 「受付終了 (closed)」に
  2. ビブス: 一括採番 (連番 or 団体固定範囲) → athlete_bibs に 一括投入
  3. 組編成タブ: 「組編成を実行」で 部門・種目ごとに レーン割当 (4/6/8/9 レーン対応、リレーは クラブ均等配分)
  4. タイムテーブルタブ: 「TT を生成」で 招集時間・スタート時刻を 自動計算。手動で 調整可能

決勝・準決勝の 組数

⚠ ここが 合って いないと、上陸に 渡した ときに 決勝の 枠が 足りません (2 組 = レーン 8 × 2 = 16 枠 が 要ります)。

組の 分け方と レーン

タイムテーブルの 作り方

締切タブ (blocking / warnings + 強制締切 modal)
組編成タブ (部門別レーン割 + 手動 swap)
8

出力 (上陸 .jrk / スタートリスト / 冊子)

出力タブ: 上陸ソフト用の .jrk ファイル、公開スタートリスト、大会冊子 PDF を 生成します。

出力タブ (事前チェック → .jrk 生成 → 履歴)

追加項目 (プログラム・記念品・駐車券 など)

エントリー費 以外の 請求項目は 「料金タブ」の 追加項目 区画で 作ります。

振込名義 (請求番号 + 団体名)

請求を 確定すると、団体ごとに 4 桁の 請求番号 が 付きます (経理画面の No. 列)。

参加申請 (団体の 事前承認)

クラブ内募集の 状況を 見る

公開ページ (/t/○○○)

経理 (請求・入金)

参加費の 請求と 入金は 大会の 「経理」タブで 行います (「締切後」の グループの いちばん 右)。

  1. 請求を確定 — 締切後に 押すと 団体ごとの 請求書が できます (振込名義に 使う 番号つき)
  2. 入金を記録 — 振込が あったら 金額と 日付を 入れます
  3. 明細を取り込む — 通帳の CSV や 写真から まとめて 照合します (名義の 先頭の 番号が 手がかり)
  4. 督促メール — 未入金の 団体に まとめて 送ります
💡 経理担当 (keiri) を 招いた 場合、その 人には 「経理」タブだけが 見えます。 「請求を確定」と 「督促メール」は 団体管理者だけが 押せます。

結果の 取込と ランキング

大会が 終わったら、上陸 (JAAF 陸上競技記録処理) の ファイルから 結果を 取り込みます。 同じ ファイルを 何度 入れても 二重には なりません (入れ直すと 前の 結果と 置き換わります)。

公認記録の 判定は 取込の ときに 決まります。次の どれかに 当たると 「参考記録」に なり、 理由も 一緒に 残ります。

ランキング (/v2/rankings.html?org=○○○) は 団体の 中の 記録を 種目・学校区分・学年・性別・ 年度で 並べます。既定は 公認記録だけで、「参考記録を含める」に すると 印つきで 混ざります。 同記録は 同順位 (1 位・1 位・3 位)、1 人 1 行 (その 条件での 自己ベスト) です。

💡 公開ランキング /o/○○○/rankings は 「大会一覧に公開する」に した 大会の 結果だけを 載せます。氏名・所属・学年・記録・風・大会名・日付 までで、生年月日・陸連番号は 出しません。
💡 選手 1 人の 記録は 名簿の 選手名から 開けます。種目ごとに 自己ベスト (公認 / 参考込み の 2 つ)、 全記録、リレー、記録の 移り変わりの グラフが 出ます。

困ったとき

用語対応表 (慣れないうちに)

© AthleteStep Events. お問い合わせ: contact@athlete-step.jp

大会を締める

結果を 取り込み、大会記録の 候補を すべて 承認か 却下したら、 「大会後 → 大会の締め」で 大会を 終了に します。

⚠ 結果を 取り込まない 大会 (中止・記録会でない 催し など) は、 基本情報タブの 状態から そのまま アーカイブに できます。 その ときは 「結果を 取り込まずに アーカイブしますか」と 確かめます。